Mengurus Visa Belajar ke Jepang

Sakura, as in Japan

Sakura, as in Japan

Assalamu’alaikum warohmatulloh, pembaca muslim..
Ini salah satu post yang sudah nangkring di draft sejak Juli lalu, akhirnya terbit juga..

Visa Jepang. Ada beberapa macam seperti yang tercantum di website resmi Kedutaan Besar Jepang di Indonesia disini. Nah, untuk kepentingan belajar, maka ini termasuk visa Khusus.

Baca dan pahami dulu halaman web Informasi Visa Kedubes disini, khususnya bagian Pembuatan Visa dan Jam Kerja Bagian Visa. Yang sangat perlu diperhatikan adalah poin yurisdiksi di bagian Pembuatan Visa.

Sangat perlu diketahui bahwa ada yurisdiksi mengenai tempat dimana kita mengurus visa. Baca dulu mengenai daerah kita termasuk dalam yurisdiksi mana di web Kedubes. Jadi, misalnya, karena daerah saya Surabaya, maka termasuk Jawa Timur dan yurisdiksinya adalah Konsulat Jenderal Jepang di Surabaya. Saya hanya bisa mengurus visa di tempat ini.

Kemudian mengenai jam kerja bagian visa, pengurusan visa di Konjen Jepang Surabaya juga dibagi menjadi 2 bagian, pengajuan visa dan pengambilan visa. Saya hanya bisa mengurus pengajuan visa antara jam 8.30-11.30. Saya hanya bisa mengurus pengambilan visa antara jam 13.15-15.30.

Sebelum melanjutkan membaca, perlu diketahui bahwa ini adalah cerita pengalaman saya mengurus visa Belajar ke Jepang terkait beasiswa pemerintah Jepang Monbukagakusho U2U. Juga untuk pengurusan di Konsulat Jenderal Jepang di Surabaya. Karena, pengurusan visa belajar ke Jepang bisa agak sedikit berbeda karena beasiswanya atau karena alasan yang lain.

Juli lalu (pas bulan Romadhon), ada kiriman dokumen tentang informasi untuk mengurus visa. Langkah-langkahnya mudah dipahami dan mudah dilakukan. Ehm, let’s start . .

*****

Pengajuan Visa

Ada batas waktu kapan kita bisa mulai mengurus visa. Mengapa? Karena daftar penerima beasiswa Monbukagakusho akan diinformasikan terlebih dahulu pada Kedubes (Kedutaan Besar) dan Konjen (Konsulat Jenderal) yang ada.

Pada waktu akan mengurus visa, kita perlu menghubungi Kedubes/Konjen yang akan kita datangi untuk menanyakan persyaratan pengurusan visa dan verifikasi bahwa nama kita ada dalam daftar penerima beasiswa Monbukagakusho. Ini persyaratan yang saya dapat setelah menghubungi Konjen terlebih dahulu. Persyaratannya lebih sedikit dari persyaratan yang biasanya lho, hanya:

  • Formulir permohonan visa
    Tidak perlu membawa sendiri, karena bisa minta di loket visa. Di Konjen juga ada contoh pengisian formulirnya (boleh tanya2 di komen) dan alat tulis yang bisa dipinjam. Atau bawa sendiri download dari sini (di-print bolak balik).
    Tapi yang download dari web Kedubes ndak saya rekomendasikan. Karena saya ingat betul bahwa formnya berbeda dengan yang saya dapat dari loket visa di Konjen. Saya juga merasa pernah membaca salah satu pengumuman di ruang pengurusan visa bahwa formulir pernah berganti sejak waktu yang lalu. Jadi saya sarankan minta di loket visa saja.
  • Foto terbaru
    Untuk ditempel di formulir, 1 lembar ukuran 4,5 x 4,5 cm, diambil 6 bulan terakhir dan tanpa latar (saya pakai latar warna biru polos), bukan hasil editing, dan jelas/tidak buram. Nanti foto ini muncul di visa paspor dan jadinya hitam putih.
  • Fotokopi KTP di kertas A4
    Jangan sampai ketinggalan karena kalau fotokopi harus keluar dulu dari Kedubes/Konjen.
  • Paspor asli (saja)
    Saya ndak diminta bawa fotokopinya. Padahal sudah saya sediakan.🙂

Jadi keinget, saya datang ke Konjen waktu itu mepet banget, jam 11.20. Memang belum batas waktunya, jam 11.30. Setelah masuk ruangan pengurusan visa, jeng jeng jeng.. saya ndak ngerti harus ngapain. Untung orang-orang yang ada disana menyuruh saya untuk mengambil nomor antrian. Karena mungkin waktu itu saya cukup menyita perhatian, buka pintu kemudian berdiri membatu sambil melihat ke segala arah. Kira-kira ada 10 antrian di depan saya. Ternyata cukup ramai.

Setelah sebelumnya saya menghubungi Konjen, saya diberitahu bahwa formulir disediakan di Konjen. Saya cari-cari tempat formulir, ternyata tidak ada. Akhirnya saya tanya mbak dekat saya, ternyata nanti kalau nomor antrian dipanggil baru minta formulirnya di loket. Nah, omongan itu didengar sama orang di depan saya, dan orangnya menawarkan untuk mengambilkan formulir untuk saya karena nomor antriannya sebelum saya. yasashii hito da ne.🙂

Ok, setelah dapat formulir, saya isi dengan melihat contoh pengisian formulir yang ada di Konjen juga dengan alat tulis yang sudah disediakan. Setelah giliran nomor antrian saya dipanggil, saya menuju loket. Formulir dan kelengkapan persyaratan milik saya dicek. Kemudian petugasnya melihat nama saya dan sadar ternyata saya yang tadi telepon Konjen menanyakan prosedur pengurusan visa belajar dengan beasiswa pemerintah Jepang. Sebelumnya, bagian yang tidak saya mengerti harus diisi apa, sengaja saya kosongi. Bagian isian formulir yang kosong dan perlu diisi, dibantu oleh petugasnya tentang apa yang harus diisikan. Termasuk bagian yang ternyata diisi alamat dan nomor telepon universitas di Jepang. Untung saja saya bawa kiriman paket dokumen dari universitas saya, kan itu memuat alamat dan nomor telepon universitasnya.

Terakhir, petugasnya memberi lembar pengambilan visa dan memberitahu bahwa visa bisa diambil 3 hari lagi. Ya! 3 hari. Bukan 4 hari seperti yang tercantum di web Kedubes. Alhamdulillah. Alhamdulillah.

Checklist Pengajuan Visa

OK, ini checklist yang harus dibawa ke Konjen:

  • KTP, identitas diri untuk masuk ke Konjen.
  • Foto ukuran 4,5 x 4,5 cm 1 lembar.
  • Fotokopi KTP di kertas A4.
  • Paspor.
  • Alamat dan nomor telepon universitas di Jepang.
  • Jaket, kalau ndak tahan dinginnya AC.

*****

Pengambilan Visa

Mencoba untuk tidak mengulangi datang mepet waktu seperti saat pengajuan visa, kali ini dari waktu jam 13.15-14.30 yang disediakan Konjen untuk pengambilan visa, saya datang jam 13.30. Dan, ternyata tidak ada antrian sebelum saya. Jadi saya datang, ambil nomor antrian, langsung dipanggil dan menuju loket.

Setelah memberikan lembar pengambilan visa, saya diberi paspor yang sudah lengkap dengan visa ke Jepang untuk waktu keberangkatan saya. Petugasnya menjelaskan bahwa nanti setelah sampai disana, saya harus segera mengurus resident card. Juga saya diberi selebaran untuk mengawali tinggal di Jepang. Terakhir, saya diberitahu bahwa visa ini gratis karena beasiswa pemerintah jepang. Padahal sebelumnya saya sudah menyiapkan biaya visa.

2 orang petugas Konjen yang saya temui ramah-ramah dan sangat membantu.:mrgreen:

Akhir kata, semoga bermanfaat. Wassalamu’alaikum warohmatulloh.

30 thoughts on “Mengurus Visa Belajar ke Jepang

  1. Haloo.
    mau tanya, jadi visa student saya “single entry” trus saya mau liburan balik ke indo, gmn ngurusnya ya supaya bisa balik ke jepang lagi, saya perlu apply ulang di indo atau bagimana?

    Makasih infonya ya Mba.

    • @Ricky R. A. Moal

      Kalau visa student, nanti setelah sampai di Jepang, buat semacam ktp, namanya zairyuu kaado (residence card). Setahu saya, kalau mau balik lagi ke Jepang, cukup ada kartu ini saja bisa masuk Jepang lagi, selama masih dalam rentang waktu visa student (misal 2 tahun). Semoga menjawab.

  2. salam kenal,

    ada beberapa hal ingin saya tanyakan,

    1. Apakah certificate of eligibility sama dengan LoA yang dikeluarkan univ di jepang? Kalo beda, bagaimana mengurusnya?

    2. Apakah perlu melampirkan FC tiket pesawat dan mencantumkan tempat tinggal di jepang?

    Terima kasih sebelumnya

    • @Diar

      1. certificate of eligibility (CoE) tidak sama dengan LoA (Letter of Acceptance)
      CoE dikeluarkan oleh pemerintah Jepang terkait ijin mengunjungi Jepang.
      Sedangkan LoA dikeluarkan oleh universitas Jepang terkait penerimaan sebagai mahasiswa.
      Kalau mengurus LoA, silakan kunjungi website universitas terkait, atau menghubungi prof pembimbing dari universitas terkait.
      Kalau CoE, biasanya pengurusan diurus oleh pengundang dari Jepang, misalnya prof pembimbing.
      Jadi, kalau LoA bisa diurus sendiri, kalau CoE biasanya diurus seseorang dari Jepang.

      2. Waktu itu saya tidak perlu melampirkan FC tiket pesawat, tapi mencantumkan tempat tinggal di Jepang.
      Namun, karena tempat tinggal (asrama) belum pasti, waktu itu boleh diisi dengan alamat universitas di Jepang.

      semoga membantu.

  3. Assalamualaikum…
    Hajimemashite, Watashiwa Ikhsan Desu….

    Mbak, saya mau tanya, gimana kalau kita mau mengajukan visa belajar Bahasa Di Jepang, bukan visa dari beasiswa?
    Apakah prosedurnya sama saja?

    Yoroshiku Onegaishimasu…

  4. Halo mbak, mau tanya nih kan tahun depan aku lulus SMA niatnya mau kuliah di jepang juga. Nah kalo lulus SMA gitu perlu nyari profesor nggak sih? Boleh minta dibalas di email irma*********[at]***e.com makasih.

  5. Hallo mbak, terima kasih atas post yang sangat informatif ini🙂
    Kebetulan saya dapat beasiswa pertukaran pelajar ke Takushoku University, rencana berangkat bulan Maret..
    Saya mau tanya, mbak mendapatkan certificate of eligibility itu berapa bulan / berapa minggu sebelum keberangkatan ya ? Karena sampai saat ini certificate of eligibility saya belum turun.

    Satu lagi mbak, saya baca di post kalo pembuatan visa nya ini gratis mbak ? Apakah itu benar ?
    Kalau boleh tau, mbak membuat visa ini tahun berapa ?

    Yoroshiku onegaishimasu🙂

    • @Prita Audriana

      Maaf buat reply yang sangat telat ini, ini ceritanya saya sedang hiatus dr blog ini.

      Wah, kalau info tentang berapa lama sblm keberangkatan dapat COE, itu harus ditanyakan pada pengundangmu (asumsi saya adalah profesor universitas Jepang yang mengundang kamu).

      Hal pertama, pada kasus saya, saya tidak perlu COE. Tapi saya paham, kalau pertukaran pelajar itu pasti perlu COE karena ada yang mengundang dari Jepang (biasanya profesor universitas Jepang yang mengundang kamu). Profesormu yang mengurus COE di Jepang, nanti dikirimkan ke Indonesia untuk kamu urus visa.

      Kedua, informasi tentang COE. Pengurusan COE di Jepang perlu waktu 1-2 bulan. Namun saya pernah mengurus COE dalam 3 minggu. Jadi, mungkin bisa dihitung sejak ada keputusan penerimaanmu sebagai pertukaran pelajar, atau apakah kamu sudah memberikan informasi yang diperlukan untuk mengurus COE dari pihak yang memberikan kesempatan pertukaran pelajar ke Jepang (biasanya profesor Jepang).

      Saya ulangi saja, pada kasus saya gratis karena beasiswa pemerintah Jepang untuk sekolah graduate. Mungkin lain halnya kalau hanya pertukaran pelajar, apalagi beasiswa bukan dari pemerintah Jepang. Itu tergantung pemberi beasiswa, mengcover biaya visa juga atau ndak.

      Happy travelling to Japan soon.🙂

  6. assalamualaikum mbak..
    saya mau tanya. saya mau buat visa untuk kunjungan ke jepang dan dapat surat undangan dari universitas selama beberapa hari. proses pengajuan visanya tidak perlu online dulu?
    tinggal lansung datang ke kedubes?
    alamat KTP saya kan jawa barat tapi saya kuliah di malang, jawa timur apa bisa saya mengurus isa ke kedubes jepang di surabaya? terimakasih?

    • @mumtaz syahidah

      wa’alaykumussalaam..
      wah, maaf saya baru aktif lagi di blog..😦
      telat lagi saya jawabnya..
      tidak perlu online setahu saya. tinggal langsung bawa persyaratan ke kedubes.
      kedubes itu sesuai tempat tinggal KTP, jadi kalo Jawa Barat, bukan konjen Jepang di Surabaya tapi kedubes Jepang di Jakarta.
      bisa dilihat disini areanya: Wilayah Yurisdiksi.

  7. Wah kenapa pindah haluan Syif. Keren yaaa lolos U2U :3
    Aku di Grad.school of Agriculture, Div.of Natural Resource Economics, Lab nya insyaAllah di International Rural Development.
    Eh aku insyaAllah Rabu mau ngurus nih trus nginep di kosan temen sekitar UNAIR.
    Meet up yuuuk🙂
    Oiya, aku udah follow twittermu, tapi kayaknya ndak terlalu aktif di twitter ya Syif

    • @tika

      Hahaha, maap kurang merhatiin tadi, Kyodai ya? Jurusan apa? Dulu sebelum daftar ke Tokodai, pengennya ke Kyodai juga lho saya.. ^^ Udah dapet sensei juga di Kyodai dulu, ehehe.. Tapi saya pindah haluan..

    • @Tika

      Wa’alaykumussalam warohmatulloh Tika,
      Salam kenal juga. Iya, Tokodai rame.:mrgreen: Tokodai juga nih Tika? Jurusan apa? ^^

      Wah, konjen surabaya juga? Petugasnya ramah2 lho.
      Hmm, saya sarankan telepon konjen dulu.
      Tanyakan secara spesifik tata cara pengurusan visa yang dimaksud Tika.

      Setahu saya, persyaratan dokumen di link yang Tika sampaikan itu,
      itu tergantung jenis visanya dan beasiswanya.
      Kemaren waktu saya disana, ngobrol2 sama orang sebelah yg juga ngurus visa,
      Sempat saya ditanya, “lho mbak, ndak bawa KK?”
      Saya sempat bingung karena waktu ditelepon tidak disuruh membawa KK,
      tapi ternyata memang tidak diminta kok.
      Mbak yang ngobrol dg saya memang mau mengunjungi keluarganya di jepang,
      entah visanya visa kunjungan yang tipe apa.

      Jadi dokumen2 itu tergantung.
      Berhubung saya tahunya cuma mengurus visa belajar beasiswa monbukagakusho,
      jadi maaf belum bisa membantu.😦

      Tapi setahu saya, kalau belajar, itu visa khusus.
      Syaratnya seperti yang saya sampaikan di post ini, klik disini, cuma 4 dokumen.
      Kalau mau jaga2, dibawa saja semua.
      Tapi nanti tetap tanya saja petugasnya di loket, apa saja dokumen yang diperlukan.
      OK, semoga lancar mengurus visanya.🙂

      PS: Went around your blog and found something. Since we’re in the same age, please don’t call me “mbak”.😉

  8. Oh ya mbak Safir.. maaf malah nanya lewat komen, soalnya ga tau japri-nya, mau tanya lagi.

    Dokumen yang dibutuhkan memang itu aja kan ya?
    Soalnya pas saya tanya kedubes jepang yg di Jakarta, katanya perlu bawa form pendaftaran pas kita ke universitas dulu. Nah masalahnya kan formnya udah dikirim, n saya ga ada fotokopiannya hahaha, yg soft copy juga kayanya masih nyangkut di komputer lab yg di bandung

    Jadi palingan bawa dokumen tambahannya surat2 yg kita terima dari Tokodai aja ya..

    ありがとうございました

    • @cometmetalics

      maaf mas barusan balas, saya habis off dari inet 2 hari ini.
      hmm, itu disuruh bawa dari info telepon ke kedubes dulu ya?
      nanti bisa dijelaskan kok kalo dokumen yang diperlukan itu begini begitu sehingga tidak bisa dikumpulkan.

      sebenarnya, memang ada pembicaraan antara saya sama mbak petugas setelah pengajuan visa saat mendapat tanda bukti untuk pengambilan visa, kira2 begini:
      mbak petugas: mbak, nanti kesini lagi 3 hari lagi ya. kalau tidak ada dokumen tambahan yang diperlukan, nanti visa bisa langsung diambil hari itu.

      selain waktu di awal (pas telepon konjen pertama kali) ndak disuruh bawa dokumen apa2, tapi waktu ambil ada kemungkinan dibutuhkan bawa dokumen tambahan, yang pada kasus saya ternyata ndak disuruh bawa apa-apa.

      tapi supaya aman, bawa saja semua dokumen2 yang kita terima dari Tokodai, termasuk map2 paket dokumen untuk info alamat univ.
      semoga membantu.:mrgreen:

  9. Wah, prib sama safirsyifa di tokodai juga? Absen dulu, saya aad, salam kenal.🙂

    Nah, saya dulu sempat nelpon kedubes jepang yang di jakarta, katanya nunggu list dari univ nya dulu, nanti dikabarin lewat email kalo udah ada,baru kesana urus visanya, tapi sampe sekarang belum ada kabar2.😕

    Apa maen dateng2 aja ya kesana? *ngasal*

    • @aad

      Iya, tokodai juga. Salam kenal.
      Oh iya, seperti yang dibilang Prib:

      kalau mau ketemu anak tokodai
      langsung daftar milisnya mbak (kalau belum)
      ppi-tokodai[at]yahoogroups[dot]com

      Tentang visa, ditunggu aja yang sabar.
      Nanti kalau tiba2 datang kesana hasilnya tetap sama gimana?
      Berat diongkos nanti:mrgreen:
      Minim nanya lewat telepon aja.
      Saya juga heran, kok Konjen Surabaya udah bisa duluan ya? ehehe

  10. kalau mau ketemu anak tokodai

    langsung daftar milisnya mbak (kalau belum)
    ppi-tokodai[at]yahoogroups[dot]com

    anak baru udah boleh daftar ko

    btw saya juga sebenernya udah tau kalau mbak tokodai, soalnya dapet info dari si littleflow3r

    • @Prib

      matur nuwun infonya..
      sampun, tadi sore diberitahu littleflow3r, ini barusan cek, sudah diapprove dan saya explore2.

      btw saya juga sebenernya sudah merasa kalau sampeyan kenal sama littleflow3r sebelum komen disini, hehe.

  11. mbak saya tanya dong..

    yg di form visa, kan ada untuk alamat, penerbangan, sama reference.

    Kalau mbak dulu ngisinya apa?
    Soalnya sampe detik ini untuk yg 2 pertama belum dapet. Menurut orang kedubes Jepang (jakarta) isi aja ‘To be arranged by Monbukogakusho’
    trus yg reference juga isi monbukogakusho..
    bener nda?

    oh ya, salam kenal!!

    • @Prib

      hmm, ini sebenarnya mau saya bahas, tentang detail isian form..
      tapi saya belum merangkai kata2nya..
      jadi ya sudah, ini saya jawab dulu..

      alamat: itu diisi nama universitas di Jepang, alamat universitas, sama nomer telponnya universitas
      penerbangan: isian yg mana tepatnya?
      reference: kosongi saja, tidak perlu diisi

      waktu itu, sebelum saya ngumpulin form ke loket, yang saya ndak tau ngisi apa, saya kosongi semua.
      nanti kan dicek sama petugasnya, terus nanti dibantu mengisi isian yang PERLU diisi saja kok.

      salam kenal juga.. beasiswa monbukagakusho U2U juga kah? masuk mulai oktober ini juga kah? universitas apa?

Would you kind to have any thought?

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s